SFAの上手い使い方 その1

桜のつぼみがチラホラ見え始めたと思えば、昨日は季節はずれの雪が舞っていました。
気温の上下が激しいので、皆さん体調管理には充分気をつけてください。
私は電車やバスの中では常にマスク着用です。これも先考管理。

さて、今日はSFA運用の成功事例を紹介しましょう。

「訪問予定」の上手い使い方です。

特にルートセールス主体の企業で「訪問計画」を上手く利用し営業効率を改善している企業を紹介します。
そもそもルートセールスと言いながら「訪問計画書」も作成していない企業も多いようですが、それでは重要顧客への訪問モレなどを発生させる危険性があります。緊急対応が多く訪問計画は作成できないと仰せの企業も多いのですが、だからこそ元々の予定を確認できるようにしないと、緊急事態でキャンセルになった訪問が実施されないってことになりかねないのです。

手順です。

手順1;顧客ランクを定義し顧客毎にランクを設定する。
  例えばS・A・B・Cとランクを区別する。この時、それぞれのランクの定義を明確にしておく必要がある。S=重要顧客;自社売上○○円以上、顧客の年間購買量△△円以上など。

手順2;S・Aランクの顧客に対しては月単位での訪問スケジュールを立案する。
これは、SAランクの最重点顧客に対しては月間でいつ訪問する予定なのか?を事前に設定しておく。これが非常に重要である。毎週○曜日の午前に訪問する予定を事前に確保することでS・Aランクの顧客は必ず訪問するようにする。

手順3;B以下のランク顧客には週次で訪問スケジュールを立案する。
Bランク以下の顧客については毎週金曜日の退社時までに来週分を立案し登録することにしている。この時に月間で立案しているS・Aランクの顧客への訪問予定も必要があれば修正する。要するに金曜日の退社時点で来週の予定が確定していることが重要なのです。

手順4;金曜日の夜または月曜日の朝に上司であるマネージャーが営業担当者の週次スケジュールを確認し、必要な修正を加える。
このときに必要なのは「SAランクが優先されているか?」「先週、訪問出来なかった顧客へのスケジュールが登録されているか?」主にチェックする。また、複数の部下がいるマネージャーであればA君とB君が同じ地域で活動していないか?確認して下さい。重複しているなら、どちらかにその担当を代行できるようにする。また、ある部下がX地域を重点的に活動する日の予定になっているが、1件だけ遠く離れたY地域の顧客が混在している場合などは、時間効率を考えて、Y地域の訪問目的などを確認し可能であれば他の日に振り返るように指導するのです。

営業マンは呼ばれれば行ってしまう習慣を持っています。決して悪い事ではないのですが、少しの工夫をすることで時間効率を改善でき、1件でも2件でも多くの訪問を実現できるのです。単に、「数を回れ!」と檄を飛ばすだけではなく、このような工夫と管理を徹底して見てください。
このような思考が営業マンに染み付くまでやり続けることが大切です。
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SFA運用レベル その3

本日はSFA上で管理すべき「案件管理」についてユーザーでの指導方法を
紹介したいと思う。

SFAの運用初期(概ね2ケ月)くらいは、日報情報の投入とコメントの書き込み
で目一杯の状態になるユーザーが多い。(慣れない作業をやるためであろう)
おおよそ3ケ月くらいを過ぎると、SFAの更なる利用促進を議論することになり
そこで案件管理などがクローズアップされる。

これとは別に案件型の営業スタイルをとっている企業では、運用当初に案件管理の精度
などが議論の焦点になることが多い。

そこで私に相談が入るので、必ず実施してもらう事は

1)案件登録のルールを明文化し、担当者に説明する。
2)先行管理画面(案件一覧表)のチェックの周期と方法を標準化する。
3)案件についての商談実施時は「次回の商談予定」を必ず記入させ、コメントする。



1)
「案件を登録するタイミング」これを必ず決めておけなければいけない。
=案件情報をどの段階(どのプロセスの段階)で会社として網に掛けるかを
考えることになる。
次に、「案件登録の下限金額」「見込み確度の定義」を決める。
下限金額とは、数千円の単位の案件を書き出しても数が多いだけで管理する意味がない場合
があるので、これらの線引きをする。
見込み確度の定義とはA,B,Cと確度を定義をした場合、この確度の定義をしておくということです。
これが結構大切です。拠点によってバラツキがあったりしますと、一覧表が意味をなしませんので
必ず定義してみてください。例えば、A=口頭内示があった場合 などで結構です。

2)
先行管理画面を各マネージャーがチェックする周期を必ず決めてください。毎週金曜日の夜が
一番多いですね。(笑)
同時にチェックの方法を決めておくべきです。受注予定が過ぎている案件には個別に担当者に
確認するとか、1)で決めた確度の定義と異なる場合にも確認するとか、細かく決めておくべき
です。
これが新人マネジャーにとっては為になるようです。(ユーザー談)

3)
これは書いているままなんですが、案件商談の場合は必ず「次の一手」を次回商談予定欄に記入
させるように徹底しましょう。マネージャーもその「次の一手」について「事前アドバイス」を
することが必要です。
案件商談の場合は、お客様が「次、このような資料を持ってきてください」とか、教えてくれる
ことは滅多にないわけで、自分の思考力が重要になります。それを日々鍛えて行きましょう。

本日はここまで。

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双方向コミュニケーション

本日とある経営者の方と面談させて頂きました。
非常に魅力的な方で、是非お役に立てればと思った次第です。
その経営者の方が当方のセミナーにお越し頂き、一番印象的
だったキーワードが「双方向コミュニケーション」だったそうです。

双方向ですので、双方なのですがビジネス上では「上司と部下」「先輩と後輩」
「担当者間」「部門間を越えての人間同士」とさまざまな双方向があります。
特に本日面談させていただいた経営者の方は「上司と部下」の双方向が不足する
ことでマネジメントレベルが低下するとの見解をお持ちでした。
逆に考えてみると、「マネジメントとは「部下の行動、言動、悩みに耳を傾け、
細かく聞いてあげること」
が原点ではないかと思いました。
これができないと部下の考えを把握することも出来ないし、部下に成果を出さ
せることも出来ないのです。
マネジメントとは?と考えると少し範囲が広くなりそうですが、原点はここにあるのです。

コミュニケーションの方法はさまざまですが、私はIT日報を活用することでコミュ
ニケーション量と質を向上させ、マネジメントの強化につなげていただく指導をし
ています。単なるIT日報ではなく、「社員の頭の中を見える化」するように記載す
るように指導します。営業職の方なら面談時の「事実」「推察」「次の一手=考え」
を記載する。事務職の方なら「処理した業務」「その時の気付き」「次回の改善点=考え」を記載する。
といった具合です。単なる「やったこと」「処理した内容」を書くだけの
日報ではないのです。先の3点を基本に記載させることで、当該社員が何を考え、この
仕事をどのように進めるつもりか?が「見える化」できるのです。
だから、「事前のアドバイス」ができるようになります。これを毎日徹底して繰り返す
ことで「コミュニケーション」の量と質を向上させます。当然、部下の行動や結果が変化
してくることになります。業績も向上するのではないでしょうか?


一度自社の「双方向コミュニケーション」のあるべき姿を考えてみてください。

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SFAの運用レベル その2

処方箋 その2
前回に引き続きSFA運用開始後の課題についての処方箋を示したい。

今回は「部署ごとに運用レベルに差がある」
について考察し処方箋を示すことにしよう。

まず、その真因は

①部門長のSFAに対する取組み意識の差がある。
②単なる日報管理に終始してしまっている部門の活用度が上がらない。
③SFAと別管理の帳票を二重管理している。
が三大真因である。

まず①については再教育するか、部門長を交代させるくらいの処方箋が必要だ。
管理職である以上、会社がやると決めたことはきちんとやる事が求められて当然である。
自分の考えや今までの成功体験から、これらを阻害するのはおかしい。
再教育した上で、取組みの改善が見られなければ荒療法も必要であろう。

②の場合はよくあるケースだ。日報以外にSFAを使ってマネジメントすべき事項の定義がされていない場合にこのようなケースに陥ることが多い。例えば、「重点顧客への訪問数をSFAを使ってチェックする」「案件創出数を毎月チェックする」「営業会議もSFAのデータを分析し議題にする」など、実際のマネジメントにどのようにSFAを利用するのかを管理職が定義しておき、それを部門内で共有しておく必要がある。その作業を何度かミーティングを重ね決めていくことになる。

③も多くの企業で見られるケースだ。
特に会議用の資料作成のためにSFAとは別の管理帳票を作成し管理している場合が多い。担当者にしてみれば、同じ事を二度記入しなくてはならず、当然のことながら不平不満が出る。同じことを書くならどちらかは手を抜く事になってしまう。それがSFAなのだ。管理帳票はSFA導入以前から記入しており、こちらが残ることになる。
この場合の処方箋は、SFAの入力データを抽出し管理帳票を作成する手順をルール化し、管理職に教育することが必要だ。

本日は以上です。

SFAの運用レベル差

SFA/CRMの導入企業のフォローにお伺いすると運用開始直後は、次のような状況になる事が多い。

「部署ごとに運用レベルに差がある」
「担当者ごとに運用レベルに差がある」

今回は「担当者ごとに運用レベルに差がある」場合の処置についての処方箋を示すことにする。
同様な状況になっている方は参考にして下さい。

その真因は
①そもそも入力しない担当者を容認してしまっている。
②操作方法をいまだ理解できない担当者がいる。
③入力、活用に至るべき有効な営業活動ができていない。
が三大真因である。

①の場合は、会社としての取組み姿勢の説明、操作研修、運用開始日の通知がされていながら
入力しない場合は、ツール云々より「別の処方が必要」ということになる。
つまり、「やれと言ったことをやらないのであれば、会社としては許してはいけない」ということ
ですので、それなりの処罰を与えるか異動させるくらいの処方を実行下さい。

②の場合は、部門長か上司から操作指導をしてあげてください。システム部門の方では弱いです。

③の場合は、「有意義な営業活動をしてないので、書くことが無い」と言う場合です。
この場合は「有意義な営業活動」とは何か?を議論し定義することが大事です。
さらに、それを実行するために毎日こだわる事を決めるとさらに「書くことがない」なんてことには
ならないハズです。

このような要因がSFAを運用開始して「初めて把握できた」という場合も結構あります。
SFAの利用度合いは営業活動の濃さを映すものなのです。
映った実態を改善すべく日々取り組むようにして下さい。


以上

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プロフィール

世古 誠

Author:世古 誠
株式会社NIコンサルティングのコンサルティング本部長として活動しています。
47歳!日々の苦闘と感動を赤裸々に掲載します。

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