毎日のミーティングって本当に必要ですか?

毎日ミーティングするくらいなら、日報を書かせてチェックする

朝の時間帯に企業を訪問すると、たいてい朝礼をやっている場面に出くわします。
聞くと1時間くらい毎朝ミーティングをしていると。しかも、メンバーが全員参加してやっています。
その間にお客様から掛かってきた電話や送られてきたメールなどの対応は後回しとなっているようです。
朝にやろうが、夕方の時間にやろうが同じような状況です。

「毎日のミーティングって本当に必要ですか?」

と是非自問して欲しいのです。
長年続けている慣習だから必要だと仰せの方も多いと思いますが、本当にそうでしょうか?
今やIT化が進んでいる時代ですから、少し疑問を持って見直してみるべきではないでしょうか?
もっと効率よくマメジメントする方法がないでしょうか?

確かに意味のあるミーティングになっているなら毎朝やればいいとは思いますが、たいていは個別の営業活動報告を長い長い時間を掛けて行い、それに対して上司が指示すると言った程度です。特に個別の営業活動報告は上司の質問などが間に入るので、非常に時間が掛かります。この間のやりとりは上司と部下の1対1で行われることが多く、他のメンバーはその内容を聞いているだけなのです。
つまり1時間のミーティングの中で自分に直接関わりのある内容は5分から多くて10分程度で終わってしまうという始末です。
最後には上司が延々と自分の言いたいことを独演会風に話し、参加者はそれを黙って聞いている、そんなミーティングや会議が多いようです。
もし私がそのグループの営業リーダーであるなら、毎日のミーティングには廃止して週1回のミーティングにします。
さらに日々の部下からの営業活動報告とそれに対する上司の報告・指示はITツールを使って実施し、かつその内容は他のメンバーがいつでもどこでも見えるように改善をします。

この改善により
①メンバー全員が毎日のミーティングに費やしている時間を営業活動の時間として活用できる。
②IT活用することで、いつでもどこでも営業活動報告できるようになり、時間効率が格段にアップする。
(※IT化でモバイル活用した場合)
③他のメンバーの営業活動内容がいつでもどこでも確認でき、営業活動の参考になる。
④営業リーダーは、時間と場所を選ばず指示を出すことができる。
⑤営業報告内容や上司の指示内容が会社の情報資産として残る。
という、5つのメリットが産み出されます。このITツールはSFA・CRMと呼ばれるもので営業支援システムと位置付けされています。

さらに週1回のリアルなミーティングでは、メンバー全員に参考にしてほしい事例商談やメンバー全員で進め方を考えないといけないような商談をピックアップして議論をする時間にするのです。すでに基本的な商談内容はITツールで共有済ですので、ミーティングの内容はさらに突っ込んだ内容が議論されることになり、ミーティングの内容が変化することになります。

特に突っ込む内容としては
①参加者が知っておくと有益な情報の共有
②次の進め方が少し悩ましく、参加者全員で考えることアイデアが出てきそうな商談
③参加者全員で方向性を確認しないといけない取組み 
を意識して下さい。
この部分の議論を突っ込んで行うことで参加者自身も単に聞いているだけの時間から自分も意見し参加する時間へ変化していき、ミーティングの内容や意味合いが変わってくるようになります。

是非、参考にしてみて下さい。
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プロフィール

世古 誠

Author:世古 誠
株式会社NIコンサルティングのコンサルティング本部長として活動しています。
47歳!日々の苦闘と感動を赤裸々に掲載します。

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